Загрузка номенклатуры из Excel в каталог товаров

Описание процесса загрузки номенклатуры (ассортимента) товаров из документа формата Excel

GBS.Market позволяет выполнить загрузку номенклатуры (справочник товаров) из документа формата Excel в базу данных программы (в каталог товаров). 

Например, это может быть полезным для:

• первичного заполнения номенклатуры товаров из прайса поставщика
• переноса данных в GBS.Market из других учетных систем

Важно Если необходима загрузка товаров с указанием остатка, розничной стоимости и закупочных цен, то выполнять импорт из Excel нужно через создание нового поступления из Excel.

Важно Если в документе не указаны категории товаров и товары планируется загружать в существующую категорию, то перед загрузкой убедитесь, что у вас созданы необходимые категории.

Поддерживается загрузка из файлов формата:

• .xls Книга Excel 97-2000
• .xlsx Книга Excel 2007-2010

Наличие Excel на компьютере необязательно. Файлы для просмотра могут быть открыты в аналогичных программах, например, OpenOffice, LibreOffice.

Полезно Данные могут быть загружены так же из файлов формата CSV, для этого их необходимо открыть в Excel и сохранить в формате "Книга Excel".

Пример документа для загрузки

Возьмем для примера документ формата Excel выгруженный из другой учетной системы. 

Пример прайс листа в Excel

Определение номеров столбцов

Для того чтобы начать загрузку данных из документа, необходимо определить номера для столбцов, из которых мы будем загружать информацию.

• Инструкция как определить номера столбцов в Excel

В нашем примере значения получаются следующие:

• Штрихкод: 1
• Категория: 2
• Наименование: 3

Загрузка товаров из Excel

Информация Загрузка товаров из Excel регулируется правом доступа "Создание товаров" и "Просмотр каталога товаров".

Видео-урок по настройке прав доступа.

Загрузить товары из Excel в GBS.Market можно в каталоге товаров. На главной форме откройте Товары – Каталог товаров. 

В каталоге товаров в меню нажмите Файл.

И выберите пункт “Загрузить из Excel”

Форма загрузки товаров из Excel

Загрузка товаров осуществляется через форму загрузки, показанную на скриншоте ниже.

Путь к файлу

В форме загрузки нажмите кнопку обзора файлов, чтобы выбрать документ, из которого будет происходить загрузка товаров. 

После нажатия на кнопку откроется окно проводника, в котором необходимо выбрать файл Excel. 

Выберите файл и нажмите “Открыть”. После этого в программе отобразиться путь к выбраному файлу. 

Шаблон настроек

Шаблоны настроек позволяют использовать ранее указанные параметры, без необходимости каждый раз заполнять настройки для однотипных документов. 

Заполните номера столбцов и укажите другие опции, а затем сохраните шаблон. При следующей загрузке вы сможете повторно использовать шаблон, чтобы не заполнять такие же значения.

Лист с данными

Документ Excel может содержать один или несколько листов с данными. Выглядит это так:

В форме загрузки необходимо выбрать тот лист, с которого будет происходить загрузка. Если в документе один лист, то он будет выбран автоматически. 

Первая строка

В некоторых случах полезные данные могут начинаться не с первой строки. Чтобы минимизировать количество лишних данных, укажите строку, с которой начинается необходимая информация. 

В нашем примере это строка №2, т.к. в самой первой строке расположены названия столбцов.

Наименование

Укажите номер столбца из которого для товаров будет заполнено наименование. В документе из примера это столбец №3

Строки, в которых для товара нет наименования, будут пропущены. Так же НЕ будут загружены товары, название для которых меньше 3 символов. 

Штрихкод

Для поля “штрихкод” укажите номер столбца. В нашем примере это столбец №1 в документе Excel

Параметр “если пусто, то” подразумевает действия программы в том случае, если значение в ячейке будет пустым. Доступны три варианта:

• Оставить пустым – штрихкод товара не будет указан
• Генерировать штрихкод автоматически – программа сгенерирует ШК автоматически. Префикс для таких ШК будет установлен указанный в настройках
• Пропустить строку – данные из строки не будут использоваться

Категория товара

Для присвоения категории товару можно выбрать несколько вариантов действия. 

Если в документе категория не указана – можно задать одну категорию на все загружаемые товары. 

В документе, который мы взяли в качестве пример, категории для товаров указаны. В этом случае можно использовать загрузку категории из документа. Столбец с категорией в нашем случае – №2.

Если такой категории в базе нет, то

Здесь необходимо указать логику поведения программы в том случае, если категории с названием из документа не удалось найти в базе данных. 

• Добавить категорию в базу – будет создана категория с названием из ячейки.
• Присвоить категорию – будет присвоена выбранная категория

В нашем случае мы будем создавать категорию, т.к. в базе данных еще нет категорий.

Если пусто, то

В случае, если в ячейке категории пусто, то программа может выполнить следующие действия:

• Пропустить строку – данные из такой строки будут пропущены
• Присвоить категорию – будет присвоена выбранная категория

Описание

Кроме основных параметров товара из Excel могут быть загружены в т.ч. такие данные:

• описание товара
• дополнительные штрихкоды
• значения дополнительных полей

Укажите номера столбцов для таких данных, если необходимо. 

Если включить опцию “пропускать, если пусто”, то строка с пустым значением поля будет пропущена. 

• Видео-урок: как добавить доп. поля для товаров и контактов

Загрузить

Проверьте, что все данные были введены верно и нажмите “Загрузить”, чтобы программа начала обработку документа и загрузку данных в каталог товаров. 

После завершения загрузки программа отобразит уведомление с количеством загруженных позиций. 

Проверка результата

Если все сделано верно, то в каталоге товаров появятся те записи, которые были в выбранном документе Excel

Каталог товаров с загруженными данными из Excel