Создание файла УПД из карточки продажи¶
Кассовая программа GBS.Market сохранять данные о продаже, как универсальный передаточный документ, в формате xml. Полученный файл можно загружать в систему ЭДО для дальнейшей отправки.
- Универсальный передаточный документ (УПД)
- это документ, который одновременно выполняет функции первичного учетного документа (например, товарной накладной) и счет-фактуры. Он используется для оформления операций по передаче товаров, выполнению работ или оказанию услуг, а также служит основанием для бухгалтерского и налогового учёта.
УПД стандартизирован и имеет унифицированную форму, утверждённую Минфином РФ. Для передачи УПД между контрагентами используется электронный документооборот.
- Электронный документооборот (ЭДО)
- это система обмена документами в электронном виде, которая позволяет создавать, подписывать, отправлять, получать и хранить документы без использования бумажных носителей.
Для возможности формирования УПД в xml-формате необходимо учесть ряд тонкостей, описанных ниже.
Заполнение реквизитов¶
В процессе электронного документооборота данные передаются между контрагентами, поэтому корректное заполнение реквизитов — обязательное условие.
Обязательные реквизиты для заполнения обеих сторон (продавца и покупателя):
- ИНН
- БИК
Важно!
При формировании xml-файла данные продавца и покупателя автоматически загружаются из сервиса DaData (даже если в настройках отключена интеграция с DaData ).
Т.е. для формирования УПД в xml-формате необходимо подключение к интернету.
Обратите внимание, что в УПД будут заполнены данные, полученные из DaData, даже если какие-то данные заполнены в карточке контакта. Например, наименование организации будет "подтянуто" из сервиса, а указанное в карточке будет игнорировано.
Заполнение реквизитов организации-продавца¶
Реквизиты организации продавца можно заполнить через карточку торговой точки следующим образом:
- В меню главной формы нажмите Файл - Настройки
- Перейдите в раздел "Основные"
- Нажмите кнопку "Карточка торговой точки"
- В открывшейся карточке нажмите на поле "Организация"
- В карточке контакта перейдите на вкладку "Реквизиты"
- Укажите значения ИНН и БИК
- Сохраните изменения
Заполнение реквизитов организации-покупателя¶
Покупателя можно создать как в момент продажи, так и предварительно.
- На главной форме в меню нажмите Контакты - Добавить
- В карточке контакта заполните необходимую информацию, включая обязательные реквизиты: ИНН и БИК
- Сохраните внесенные изменения
Создание контакта и заполнение реквизитов
Выбор покупателя¶
При оформлении продажи выберите покупателя из списка существующих контактов или создайте нового.
- В нижней части главной формы активируйте опцию «Контакт»
- В открывшемся окне поиска контактов выберите организацию-покупателя (или создайте нового, указав необходимые реквизиты)
- Добавьте его в продажу
- Завершите продажу
Добавление контакта в продажу
Если все сделано правильно, то наименование организации отразится в информационном блоке карточки продажи.
Информация о покупателе в карточке продажи
Полезно
Если обязательные реквизиты НЕ были указаны на момент продажи, то можно перейти в карточку организации-покупателя и внести правки, а потом сохранить повторно.
Сохранение продажи в УПД xml-формата¶
После выполнения продажи можно перейти к формированию УПД. Сделайте следующее:
- В меню главной формы откройте «Отчеты» – «Журнал продаж»
- Выберите необходимую продажу: кликните на нее дважды или нажмите кнопку «Информация» в боковом меню справа
- В открывшемся окне карточки продажи нажмите «Файл» – «Сохранить как УПД для ЭДО (xml-формат)»
- Сохраните файл
Сохранение продажи как УПД
Если реквизиты указаны корректно и информацию об организациях удалось получить, программа предложит сохранить файл.
Сохраненный файл будет иметь стандартизированный xml-формат УПД.
Отправка УПД через ЭДО¶
После формирования файла УПД его можно будет отправить через ЭДО.
Рассмотрим подготовку документа для отправки на примере личного кабинета "Астрал.ЭДО" (Калуга-Астрал). Для других операторов ЭДО процесс выглядит аналогично.
Перейдите в личный кабинет ЭДО и нажмите "Добавить документ"
На открывшейся панели нажмите на блок "Загрузить"
Выберите ранее сохраненный файл и нажмите "Открыть".
После этого документ будет загружен в личный кабинет в раздел "Черновики".
Важно!
Перед отправкой обязательно отредактируйте документ в ЭДО и проверьте реквизиты, номенклатуру и другие данные документа.
Предпросмотр УДП в ЭДО
После проверки данных в документе его можно отправить контрагенту.
Связанные материалы: