Карточка накладной

В кассовой программе GBS.Market доступно управление входящими накладными, через которые происходит оформление поступления товаров от поставщика. Создание и редактирования такого документа выполняется в карточке накладной.

В карточке накладной можно:

• оформить новое поступление
• установить количество и закупочные цены для поступивших товаров
• принять товары из другой торговой точки
• принять накладную из ЕГАИС
• создать поступление из Excel
• создать поступление из УДП (ЭДО)
• вести учет платежей по накладной в пользу поставщика

Выглядит карточка накладной так, как показано на скриншоте ниже.

Карточка накладной на поступление

Внешний вид формы «Карточка накладной»

Карточка накладной открывается при создании новой накладной из меню главной формы Документы – Новое поступление и при создании или редактировании накладных из журнала поступлений. 

Информация

Доступ к созданию и редактированию накладных может быть ограничен правами доступа.

Видео-урок по настройке прав доступа.

Меню формы

Меню в форме карточки накладной

Файл

• Сохранить как…  – позволяет сохранить список товаров из накладной в формат Excel\CSV
• Проверить коды маркировки – открывает форму для проверки кодов маркировки

Связанные материалы

• Как сохранить данные в Excel\CSV-формат

Блок «Параметры накладной»

Параметры в карточке накладной

В этом блоке указывается основная информация о входящей накладной, такая как: дата, номер, поставщик, склад и т.д. 

Дата

В поле дата указывается фактическая дата поступления товаров по накладной. По умолчанию заполнено текущей датой. 

Введите дату вручную или нажмите на иконку календаря, чтобы выбрать значение даты в календаре.

Номер

Поле «Номер» содержит номер накладной – это может быть внутренний номер накладной торговой точки или номер, указанный на документе накладной от поставщика. 

Поставщик

Нажмите на кнопку, чтобы выбрать поставщика в окне поиска контактов, от которого поступили товары в рамках данной накладной. Значение «Поставщик» может быть пустым, если нет необходимости в его заполнении. 

Связанные материалы

• Как добавлять поставщиков в программу

Склад

В поле склад необходимо выбрать склад, на который поступают товары при приеме накладной. 

Если в настройках (Настройки – Основные) указан только один склад, то значение поля будет заполнено автоматически. Если складов несколько – необходимо будет указать склад. 

Важно

Указать склад можно только в момент создания накладной. Изменение склада в процессе редактирования накладной нельзя.

Еще в пути

Опция для установки статуса накладной. Если опция в момент сохранения не включена, то подразумевается, что накладная сохраняется в статусе «Принята». Это значит, что товары, поступившие в рамках накладной, будут зачислены на остаток (их количество увеличится согласно накладной). 

Если опция включена, то товары на остаток не будут зачислены – их остатки не изменятся. 

Важно

Если накладная была сохранена в статусе «Принята», а в процессе редактирования для нее будет изменен статус на «Еще в пути», то остатки товаров будут уменьшены.

Комментарий

В поле «Комментарий» может быть указана дополнительная информация по накладной. 

Список товаров

На вкладке «Список товаров» отображаются товары, поступившие в рамках входящей накладной. 

Список товаров в карточке накладной на поступление

В списке отображается информация:

• Штрихкод
• Категория товара
• Наименование товара
• Закупочная цена
• Кол-во
• Розничная цена
• Дополнительные поля товаров, например, артикул, производитель и т.п.

В таблице порядок и перечень столбцов может быть изменен. 

Связанные материалы

• Как изменить отображение столбцов в таблице

Добавить

Кнопка «Добавить»: нажмите кнопку, чтобы добавить товар в накладную.

При нажатии откроется меню для выбора способа добавления товара в накладную. 

Меню добавления товаров в накладную

• Новый товар – откроется карточка товара для создания нового товара, который будет добавлен в накладную
• Из каталога – откроется окно поиска товаров, которые есть в базе данных программы
• Из Excel – откроется окно импорта накладной из Excel-документа
• Из другой точки - откроется окно выбора накладной для приема товара из другой торговой точки
• Из УПД (ЭДО) - откроется окно для загрузки накладной из файла УПД (универсального передаточного документа) формата xml

Важно

Пункт меню «Из другой точки» отображается только в том случае, если есть перемещения, отправленные из других торговых точек.

Редактировать

Кнопка «Редактировать»: нажмите кнопку, чтобы изменить цену и кол-во товара.

Выберите один или несколько товаров в документе и нажмите кнопку «Редактировать», чтобы изменить:

• закупочную цену
• закупочную сумму
• процент наценки
• кол-во
• розничную цену

При нажатии кнопки откроется окно:

Форма для редактирования цены и количества

Кнопка «Пересчитать цену» в окне редактирования предназначена для автоматического расчета розничной цены исходя из правил автоматического ценообразования.

Поле ввода процента наценки можно включить в настройках программы: «Внешний вид» – «Показывать процент наценки в карточке накладной»

Кнопка для установки предыдущей цены отображается в случае, если в настройках «Действия с товарами»  включена опция «Предлагать предыдущую розничную цену»

Полезное видео

• Настройка правил автоматического ценообразования

Создать копию товара

Кнопка «Создать копию»: нажмите кнопку, чтобы создать копию товара

Выберите товар в списке и нажмите кнопку «Создать копию». Программа создаст копию выбранного товара в каталоге, после чего будет открыта карточка товара для редактирования созданной копии. Далее этот товар будет добавлен в накладную. 

Печать ценников и этикеток

Кнопка «Печать»: нажмите для печати ценников и этикеток.

Важно

Кнопка печати появится, если в раздеде настроек «Внешний вид» активирована опция «Показывать кнопку печати в карточке накладной»

После нажатия на кнопку откроется меню печати ценников/этикеток. В печать будут отправлены товары, отмеченные в списке.

Кнопка печати ценников и этикеток на выделенные позиции в карточке накладной

Связанные материалы * Печать ценников на товары из каталога или накладной * Печать этикеток для товаров из каталога или накладной

Удалить

Кнопка «Удалить»: нажмите кнопку, чтобы удалить запись из документа

Вы можете удалить выбранные товары из накладной. Для этого отметьте один или несколько товаров — они будут удалены только из текущего документа, но останутся в общем каталоге. 

Важно

Если накладная уже была сохранена и находится в статусе «Принята», то удаление товаров из накладной приведет к уменьшению остатков удаленного товара.

Еще

Кнопка «Еще»: нажмите кнопку, чтобы открыть меню с дополнительными действиями

Выберите товар и нажмите кнопку «Еще», чтобы показать меню с дополнительными действиями.

Рассчитать розничную цену

При нажатии на пункт меню произойдет пересчет розничных цен для выбранных товаров согласно правилам автоматического ценообразования. 

Полезно

Можно выбрать несколько записей в списке для массового изменения розничной цены

Полезное видео

• Настройка правил автоматического ценообразования

Редактировать товар

Выберите товар для редактирования. Будет открыта карточка товара для изменения его свойств. 

Заменить товар

Данный пункт предназначен для замены товара в случае добавления накладной из документа Excel. При нажатии на данный пункт меню будет открыто окно поиска товаров для замены. 

Например, при добавлении накладной был создан новый товар, вместо сопоставления с уже существующим. Для того чтобы в каталоге не создавался дубликат – используйте данный пункт меню. 

Блок итогов списка товаров

В блоке итогов списка товаров отображается сводная информация по всем позициям в документе. 

• Наименований – кол-во записей в документе
• Товаров – сумма кол-ва всех товаров в списке
• На сумму – общая сумма товаров по закупочной цене
• Розничная сумма – сумма товаров по розничной цене, указанной в накладной
• Процент наценки – отображается при включенной опции «Показывать процент наценки в карточке накладной» и отображает общий процент наценки.

Журнал платежей

В журнале платежей отображаются факты оплаты по документу в пользу поставщика. 

Список платежей по входящей накладной

В списке отображаются столбцы:

• Дата/время совершения операции выплаты
• Сумма оплаты
• Денежный счет, с которого была сделана выплата
• Комментарий к платежу
• Сотрудник, выполнивший платеж

Если для накладной на поступление не добавлены платежи, то она будет считаться неоплаченной. Задолженность перед поставщиком будет отображаться в журнале поступлений и отчете по взаиморасчетам в мастере отчетов.

Добавить

Кнопка «Добавить»: нажмите кнопку, чтобы добавить платеж к накладной.

При нажатии на кнопку «Добавить» будет открыто окно для добавления платежа к документу «Накладная»

Форма Снятие денежных средств

В открывшемся окне укажите сумму, выберите счет и нажмите «Снять», чтобы добавить платеж по накладной. 

Опция «Нефискальная операция» доступна для платежей по счетам с типом «Денежный ящик», если в настройках активировано «Разрешить нефискальные операции». В случае включения такой опции снятие наличных из денежного ящика не будет фиксироваться в ККМ. 

Удалить

Кнопка «Удалить»: нажмите кнопку, чтобы удалить платеж из списка.

Выберите один или несколько платежей, чтобы удалить их из списка. 

Строка итогов для списка платежей

Строка итогов содержит следующую информацию:

• Платежей – кол-во платежей в списке
• Оплачено – общая сумма платежей в списке
• Задолженность – разница между общей суммой товаров по накладной и внесенными платежами

Сохранить

Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы внесенные изменения в документе сохранились в базу данных. 

Отменить

Нажмите «Отмена», чтобы отменить изменения, которые были внесены в документ. Программа запросит подтверждение на отмену. 

Вопросы и ответы

Есть ли автоматическая нумерация накладных?

Для того, чтобы входящей накладной (приходу) автоматически присваивался номер, не заполняйте поле Номер в карточке накладной (оставьте его пустым). После сохранения такой накладной ей будет присвоен номер автоматически.

Как установить закупочную цену на товар?

Закупочная цена на товар – это свойство документа «поступление» (накладная), а не самого товара. Т.е. для того, чтобы установить закупочную цену на какой-то товар, необходимо создать документ «Поступление».

В меню главной формы нажмите Документы – Новое поступление. В карточке накладной вы сможете добавить необходимые товары и указать для них розничные, закупочные цены и количество.

Можно ли в программе создать черновик накладной, а принять ее позже?

Да, для накладной есть опция «Еще в пути».

Если у накладной включена опция «Еще в пути», то при ее сохранении остатки для товаров не будут изменены. Т.е. это «черновик» документа. Это может быть необходимо, когда вы уже подготовили документ, но товар еще фактически не поступил в торговую точку.

Описание карточки накладной

Как поставить товар на приход?

Чтобы поставить товар на приход, необходимо создать накладную (приход) с товарами. Сделать это можно двумя способами:

• вручную заполнить карточку накладной
• загрузить накладную из документа Excel.

Как установить наценку на товар?

Наценка на товар происходит в карточке накладной в процессе ее оформления.

Чтобы поле «наценка» отображалось, включите опцию «Показывать наценку в карточке накладной» в Файл – Настройки – Внешний вид.

Кроме того, может быть использовано автоматическое ценообразование. Процесс настройки автоматического ценообразования описан в статье базы знаний.