Создание файла УПД из карточки продажи

Кассовая программа GBS.Market сохранять данные о продаже, как универсальный передаточный документ, в формате xml. Полученный файл можно загружать в систему ЭДО для дальнейшей отправки.

Полезные материалы:

• Загрузка УПД (ЭДО) в качестве входящей накладной

Универсальный передаточный документ (УПД)

это документ, который одновременно выполняет функции первичного учетного документа (например, товарной накладной) и счет-фактуры. Он используется для оформления операций по передаче товаров, выполнению работ или оказанию услуг, а также служит основанием для бухгалтерского и налогового учёта.

УПД стандартизирован и имеет унифицированную форму, утверждённую Минфином РФ. Для передачи УПД между контрагентами используется электронный документооборот.

Электронный документооборот (ЭДО)

это система обмена документами в электронном виде, которая позволяет создавать, подписывать, отправлять, получать и хранить документы без использования бумажных носителей.

Для возможности формирования УПД в xml-формате необходимо учесть ряд тонкостей, описанных ниже.

Заполнение реквизитов

В процессе электронного документооборота данные передаются между контрагентами, поэтому корректное заполнение реквизитов — обязательное условие.

Обязательные реквизиты для заполнения обеих сторон (продавца и покупателя):

• ИНН
• БИК

Важно!

При формировании xml-файла данные продавца и покупателя автоматически загружаются из сервиса DaData (даже если в настройках отключена интеграция с DaData ).

Т.е. для формирования УПД в xml-формате необходимо подключение к интернету.

Обратите внимание, что в УПД будут заполнены данные, полученные из DaData, даже если какие-то данные заполнены в карточке контакта. Например, наименование организации будет «подтянуто» из сервиса, а указанное в карточке будет игнорировано.

Заполнение реквизитов организации-продавца

Реквизиты организации продавца можно заполнить через карточку торговой точки следующим образом:

• В меню главной формы нажмите Файл - Настройки
• Перейдите в раздел «Основные»
• Нажмите кнопку «Карточка торговой точки»
• В открывшейся карточке нажмите на поле «Организация»
• В карточке контакта перейдите на вкладку «Реквизиты»
• Укажите значения ИНН и БИК
• Сохраните изменения

Заполнение реквизитов организации

Заполнение реквизитов организации-покупателя

Покупателя можно создать как в момент продажи, так и предварительно.

• На главной форме в меню нажмите Контакты - Добавить
• В карточке контакта заполните необходимую информацию, включая обязательные реквизиты: ИНН и БИК
• Сохраните внесенные изменения

Создание контакта и заполнение реквизитов

Выбор покупателя

При оформлении продажи выберите покупателя из списка существующих контактов или создайте нового.

• В нижней части главной формы активируйте опцию «Контакт»
• В открывшемся окне поиска контактов выберите организацию-покупателя (или создайте нового, указав необходимые реквизиты)
• Добавьте его в продажу
• Завершите продажу

Добавление контакта в продажу

Если все сделано правильно, то наименование организации отразится в информационном блоке карточки продажи.

Информация о покупателе в карточке продажи

Полезно

Если обязательные реквизиты НЕ были указаны на момент продажи, то можно перейти в карточку организации-покупателя и внести правки, а потом сохранить повторно.

Сохранение продажи в УПД xml-формата

После выполнения продажи можно перейти к формированию УПД. Сделайте следующее:

• В меню главной формы откройте «Отчеты» – «Журнал продаж»
• Выберите необходимую продажу: кликните на нее дважды или нажмите кнопку «Информация» в боковом меню справа
• В открывшемся окне карточки продажи нажмите «Файл» – «Сохранить как УПД для ЭДО (xml-формат)»
• Сохраните файл

Сохранение продажи как УПД

Если реквизиты указаны корректно и информацию об организациях удалось получить, программа предложит сохранить файл.

Сохранение xml-файла УПД

Сохраненный файл будет иметь стандартизированный xml-формат УПД.

Стандартизированный формат УПД

Отправка УПД через ЭДО

После формирования файла УПД его можно будет отправить через ЭДО.

Рассмотрим подготовку документа для отправки на примере личного кабинета «Астрал.ЭДО» (Калуга-Астрал). Для других операторов ЭДО процесс выглядит аналогично.

• Перейдите в личный кабинет ЭДО и нажмите «Добавить документ»

Кнопка «Добавить документ» В Астрал.ЭДО

• На открывшейся панели нажмите на блок «Загрузить»

Блок «Загрузить» в Астрал.ЭДО

• Выберите ранее сохраненный файл и нажмите «Открыть».

Выбор УПД для загрузки в ЭДО

После этого документ будет загружен в личный кабинет в раздел «Черновики».

Важно!

Перед отправкой обязательно отредактируйте документ в ЭДО и проверьте реквизиты, номенклатуру и другие данные документа.

Предпросмотр УДП в ЭДО

После проверки данных в документе его можно отправить контрагенту.

УПД с маркированными товарами

Если в документе есть товары, для которых в момент продажи были указаны коды маркировки, то информация об этих кодах так же будет добавлена в выгружаемый xml-файл УПД.

Коды маркировки в УПД

Обычно операторы электронного документооборота автоматически передают в «Честный знак» сведения о движении кодов маркировки, отправленных в составе УПД. Таким образом будет зафиксирован переход права собственности на товар.

Важно!

Обратите внимание, что некоторые операторы ЭДО могут не передавать сведения в систему «Честный знак». В этом случае необходимо отправить УПД через «ЭДО Лайт», который интегрирован в систему «Честный знак».

Передача кодов маркировки другой организации

Кассовая программа позволяет осуществить передачу кодов маркировки другой организации без выведения таких кодов из оборота в системе «Честный знак», что важно при оптовых продажах. Для этого нужно оформить продажу маркированных товаров и сохранить ее в формате УПД (xml) для последующей отгрузки через ЭДО.

Важно!

Передача кодов маркировки от одного участника другому возможна только при одновременном соблюдении следующих условий:

• Оба лица должны быть участниками оборота маркированных товаров.
• Каждый участник должен быть зарегистрирован в системе «Честный знак».

Создание файла УПД при оптовой продаже маркированного товара

1. Добавьте маркированные товары в корзину
2. Снимите флажок «Чек». Это нужно для того, чтобы продажа не была проведена через ККТ, иначе информация о реализации уйдет в систему «Честный знак», где коды маркировки будут выведены из оборота.
3. Выберите получателя - организацию из списка контактов

Продажа маркированных товаров без выведения из оборота

1. Завершите продажу
2. Перейдите в журнал продаж, и сохраните выбранную продажу в формате УПД

Таким образом вы сможете отгрузить маркированные товары другой организации не выводя их из оборота в системе «Честный знак».